In nhãn gáy hồ sơ Brother giúp văn phòng dán tên hồ sơ, mã lưu trữ lên bìa còng rõ ràng, đồng bộ, thay cho viết tay hay dán nhãn giấy cắt thủ công. Máy PT-D dùng băng TZe cán màng, hợp in tại chỗ số lượng ít; máy QL dùng nhãn cuộn DK in từ máy tính, hợp khi phòng lưu trữ có nhiều bìa còng. Phần dưới hướng dẫn đo gáy còng, đối chiếu khổ nhãn theo từng model và dàn chữ dọc cho mặt nhãn hẹp.

Vì sao nhãn gáy hồ sơ hay bị sai khổ hoặc bong tróc?

Nhãn gáy hồ sơ hay sai khổ vì mỗi bìa còng có độ dày gáy khác nhau, trong khi nhãn in sẵn mua ngoài chỉ có vài cỡ cố định — dán lên gáy quá hẹp thì chữ bị cắt, dán lên gáy quá rộng thì nhãn thừa mép và dễ bong. Máy in nhãn gáy hồ sơ Brother xử lý việc này bằng cách cho cắt băng đúng theo chiều dài đo được của từng bìa còng, thay vì phải mua nhãn cỡ dựng sẵn.

Nhãn phân loại trên bìa hồ sơ và tài liệu

Bên cạnh sai khổ, nhãn gáy còn chịu cọ xát mỗi lần bìa còng được rút ra, đẩy vào kệ, nên chất liệu nhãn và cách dán đều ảnh hưởng tới độ bền. Băng TZe dùng cho máy PT-D là loại cán màng (laminate) — lớp màng phủ ngoài bảo vệ mặt chữ khi cọ xát; với máy QL, nên chọn đúng loại cuộn DK (nhãn cắt sẵn hoặc cuộn liên tục) theo mặt gáy và môi trường lưu trữ.

Cách đo gáy còng, bìa hồ sơ trước khi chọn khổ nhãn

Đo gáy còng bằng thước trước khi in giúp tránh chọn nhầm khổ băng, vì độ dày gáy còng (ring binder/lever arch file) chênh lệch lớn giữa các loại — còng mỏng đựng vài chục trang khác hẳn còng dày đựng cả nghìn trang, và tài liệu Brother không quy định một khổ “chuẩn” chung cho mọi văn phòng. Quý khách nên đo trực tiếp từng loại bìa còng đang dùng rồi mới đối chiếu bảng khổ nhãn ở phần sau.

Đo chiều rộng mặt gáy — phần phẳng ngoài cùng nơi sẽ dán nhãn — bằng thước kẹp hoặc thước dây; đo cả còng đầy hồ sơ lẫn còng còn trống để biết khoảng dao động thực tế trong tủ lưu trữ.
Đo chiều cao gáy còng (từ mép trên xuống mép dưới) nếu muốn nhãn chạy dọc suốt chiều cao thay vì chỉ một đoạn ngắn ở giữa.
Ghi lại số đo theo từng loại bìa còng đang dùng, vì một văn phòng thường có nhiều cỡ còng khác nhau trong cùng một tủ hồ sơ, không chỉ một khổ duy nhất.

In nhãn gáy hồ sơ Brother: nên dùng máy PT-D hay máy QL?

Máy in nhãn PT-D có bàn phím phù hợp khi số lượng bìa còng ít, cần in ngay tại tủ hồ sơ mà không cần mở máy tính; máy in nhãn QL phù hợp khi phòng lưu trữ có nhiều bìa còng, cần thiết kế nhãn trên máy tính rồi in hàng loạt nhanh theo một mẫu thống nhất.

Máy in nhãn Brother QL và các bìa hồ sơ được dán nhãn

Máy in tem nhãn Brother PT-D210, Máy in nhãn Brother PT-D450, máy in nhãn Brother PT-D600 và máy in nhãn Brother PT-D610BT có bàn phím và màn hình LCD riêng, tự nhập chữ và in ngay mà không cần kết nối máy tính — phù hợp phòng hành chính nhỏ chỉ thỉnh thoảng bổ sung vài bìa còng mới. Dòng Máy in tem nhãn Brother QL-800, Máy in nhãn Brother QL-810W, Máy in tem nhãn Brother QL-1100 và Máy in nhãn Brother QL-1110NWB in trực tiếp từ máy tính qua phần mềm thiết kế nhãn, dùng nhãn DK dạng cắt sẵn hoặc cuộn liên tục (continuous length tape) — máy có dao cắt tự động, cắt theo chiều dài đã thiết kế, phù hợp khi cần in đồng loạt nhãn cho cả tủ hồ sơ.

Khổ nhãn TZe/DK theo từng model — đối chiếu với gáy còng đã đo

Khổ băng TZe trên máy PT-D chạy từ 3,5mm đến tối đa 24mm tùy model, còn máy QL in trên cuộn DK rộng hơn — vùng in tối đa 58mm với QL-800/QL-810W và 101,6mm (4 inch) với QL-1100/QL-1110NWB. Quý khách đối chiếu số đo gáy còng ở bước trên với bảng dưới để chọn đúng máy và khổ băng cần dùng.

Hộp và cassette nhãn Brother TZe-231 khổ 12 mm

Dòng máy	Model	Loại nhãn	Khổ nhãn / vùng in (theo Brother)	Phù hợp gáy còng
PT-D	PT-D210	TZe	TZe 3,5 – 12mm	Gáy còng rất mỏng, tên hồ sơ ngắn
PT-D	PT-D450	TZe	TZe 3,5 – 18mm (chữ cao tối đa 15,8mm)	Gáy còng mỏng đến trung bình
PT-D	PT-D600 / PT-D610BT	TZe	TZe 3,5 – 24mm (chữ cao tối đa 18mm)	Gáy còng trung bình, cần nhiều dòng chữ (tới 7 dòng với băng 24mm)
QL	QL-800 / QL-810W	DK (cắt sẵn, cuộn liên tục)	Cuộn DK tới 62mm, vùng in tối đa 58mm	Gáy còng trung bình đến dày, in số lượng lớn
QL	QL-1100 / QL-1110NWB	DK (cắt sẵn, cuộn liên tục)	Vùng in tối đa 101,6mm (4 inch)	Gáy còng dày, tủ lưu trữ nhiều hồ sơ

Nếu mặt gáy còng rộng hơn vùng in tối đa 101,6mm của QL-1100/QL-1110NWB — trường hợp còng khổ lớn — Quý khách có thể chia thông tin trên hai nhãn dán cạnh nhau, hoặc dùng nhãn rộng nhất của máy và thiết kế cỡ chữ lớn cho dễ đọc. Bảng trên là căn cứ chính khi chọn máy và khổ băng để in nhãn gáy hồ sơ Brother phù hợp với từng loại bìa còng trong tủ lưu trữ.

Dàn chữ dọc hay ngang khi mặt nhãn gáy còng hẹp?

Dàn chữ dọc (kiểu chữ Vertical) giúp tên hồ sơ dài vẫn vừa trên băng hẹp mà không cần đổi sang khổ rộng hơn — theo User’s Guide, PT-D450, PT-D600 và PT-D610BT đều có kiểu Vertical và Vertical Bold trong mục Style, chọn trực tiếp trên máy.

Bàn phím và màn hình Brother PT-D610BT dùng thiết kế nhãn

PT-D210 cũng có kiểu Vertical trong mục Style của phím Font; lưu ý riêng của model này là một số khung viền (frame) chỉ dùng được với băng 12mm, không phải kiểu chữ dọc. Trên máy QL, hướng chữ (ngang hay xoay 90 độ) được chọn trong phần mềm thiết kế nhãn trên máy tính trước khi gửi in, không có nút chuyển trực tiếp trên thân máy như dòng PT-D.

Nhãn gáy hồ sơ Brother bền được bao lâu, dán thế nào để không bong?

Tài liệu Brother không công bố số năm độ bền cho nhãn gáy còng; băng TZe có lớp màng cán bảo vệ mặt chữ, còn độ bám của nhãn TZe hay DK phụ thuộc nhiều vào cách dán — dán trên bề mặt sạch, khô và miết đều để không có bọt khí giúp nhãn bám tốt hơn.

Lau sạch bụi và dầu tay trên mặt gáy còng trước khi dán, vì lớp keo tự dính khó bám chắc trên bề mặt còn bụi hoặc ẩm.
Miết đều từ giữa nhãn ra hai mép để đẩy hết bọt khí, tránh để mép nhãn phồng lên rồi bong dần khi cọ xát trong tủ.
Dán cách mép trên và mép dưới gáy còng một khoảng nhỏ thay vì sát mép, hạn chế nhãn bị móc vào kệ hoặc bìa còng bên cạnh khi rút ra.

Câu hỏi thường gặp

Nhãn TZe và DK Brother có dán được lên bìa còng nhựa không?

User’s Guide PT-D210 mô tả máy in các nhãn tự dính (self-adhesive) trên băng TZe; nhãn DK cho máy QL cũng là nhãn có lớp keo. Quý khách nên dán trên mặt gáy phẳng, sạch, khô và thử trên một bìa trước khi in số lượng lớn.

Máy in nhãn Brother nào in được khổ rộng nhất để dán gáy còng dày?

Trong các model nhắc trong bài, QL-1100 và QL-1110NWB có vùng in rộng nhất — tối đa 101,6mm (4 inch) theo thông số Brother. Đây là lựa chọn phù hợp cho phòng lưu trữ có nhiều bìa còng khổ lớn.

In nhãn gáy hồ sơ Brother bằng máy PT-D có cần cài phần mềm trên máy tính không?

Không bắt buộc. Các model PT-D210, PT-D450, PT-D600, PT-D610BT có bàn phím và màn hình LCD riêng, tự nhập chữ và in trực tiếp trên máy mà không cần kết nối máy tính.

Nhãn DK dạng cuộn liên tục có tự cắt đúng chiều dài gáy còng đã đo không?

Có. Với nhãn DK continuous length tape, máy QL có dao cắt tự động, cắt theo chiều dài đã thiết lập trong phần mềm thiết kế, nên Quý khách chỉ cần nhập đúng số đo gáy còng khi tạo nhãn thay vì cắt tay.

Gáy còng dày hơn khổ nhãn tối đa của máy đang dùng thì xử lý thế nào?

Khi gáy còng vượt khổ nhãn tối đa của máy hiện có, Quý khách có thể đổi sang máy khổ rộng hơn (QL-1100/QL-1110NWB, vùng in tối đa 101,6mm) hoặc chia thông tin trên hai nhãn dán nối tiếp nhau trên cùng một gáy còng.