5 sai lầm phổ biến khi mua máy in nhãn

Việc mua máy in nhãn tưởng đơn giản nhưng lại dễ mắc sai lầm nếu không hiểu rõ về công nghệ in, chi phí vận hành và nhu cầu sử dụng. Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào giá ban đầu mà bỏ quên độ bền, khả năng tương thích hay linh kiện đi kèm, dẫn đến tốn kém và không hiệu quả. Bài viết này, Samcotech sẽ tổng hợp hơn 5 sai lầm phổ biến khi mua máy in nhãn nhé.

Chọn máy không đúng nhu cầu in ấn

Việc mua máy không đúng nhu cầu in là một trong những sai lầm mà doanh nghiệp mắc phải. Nhiều người chọn máy theo giá, theo thương hiệu hoặc theo gợi ý từ người quen mà không đánh giá đúng nhu cầu của mình. Mỗi lĩnh vực cần một loại máy in nhãn với thông số khác nhau, và việc chọn sai sẽ kéo theo hàng loạt bất tiện cũng như tốn kém.

Người bán online TMĐT thường chỉ cần máy in nhãn mã vạch nhỏ, tốc độ vừa và dễ sử dụng. Trong khi đó, cửa hàng mỹ phẩm hoặc FnB lại cần loại máy in được nhiều kích thước tem khác nhau và có bản in sắc nét. Ngành logistic, kho vận yêu cầu máy tốc độ cao, hoạt động liên tục. Nếu chỉ chọn theo giá rẻ mà bỏ qua nhu cầu thực tế, thì tình trạng máy không kéo được khổ tem, không in được chữ nhỏ hoặc bị lỗi khi vận hành lâu rất dễ xảy ra.

Chọn máy không đúng nhu cầu in ấn

Điều quan trọng là bạn phải xác định rõ mình dùng máy để làm gì:

• In tem vận chuyển số lượng lớn
• In tem giá cho cửa hàng
• In tem mỹ phẩm chữ nhỏ
• In tem chịu nước, tem kho lạnh

Khi nhu cầu rõ ràng, người dùng sẽ hạn chế được chi phí đổi trả hoặc bảo trì, nâng cấp máy chỉ sau vài tuần sử dụng.

Không tìm hiểu công nghệ in

Máy in nhãn có 2 loại công nghệ, bao gồm in nhiệt trực tiếp (Direct Thermal) hoặc in nhiệt gián tiếp (Thermal Transfer). Nếu người dùng mua máy in nhãn nhưng không tìm hiểu rõ về thông tin này sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bản in.

In nhiệt trực tiếp phù hợp cho tem nhãn dùng trong thời gian ngắn như tem vận chuyển, tem kho. Bởi công nghệ in này cho sản phẩm tem dễ bị mờ nếu tiếp xúc nhiệt, ánh sáng hoặc cọ xát mạnh. Ngược lại, in nhiệt gián tiếp cho chất lượng tem siêu bền, chịu nước, hoá chất và ánh sáng tốt nhờ sử dụng ribbon, thích hợp cho sản phẩm cần lưu trữ lâu hoặc môi trường khắc nghiệt như thực phẩm, y tế, điện tử.

Không tìm hiểu công nghệ in

Nhiều người mua nhầm máy in nhiệt trực tiếp để in các tem nhãn mỹ phẩm hoặc sản phẩm sử dụng lâu dài khiến tem nhanh phai, phải in thay thế lại nhiều lần. Một số khác lại mua máy in nhiệt gián tiếp dù chỉ dùng để in tem vận chuyển, hay các sản phẩm ngắn hạn dẫn đến chi phí ribbon đội lên cao dù không cần thiết. Do đó, việc hiểu rõ công nghệ in giúp bạn tối ưu được cả chất lượng lẫn chi phí.

Bỏ qua chi phí vật tư trong dài hạn

Chắc chắn có không ít người dùng chỉ nhìn vào giá máy và quên rằng chi phí lớn nhất trong suốt quá trình sử dụng lại nằm ở vật tư in và bảo dưỡng linh kiện. Đây là sai lầm khá phổ biến khi mua máy in nhãn dễ khiến người dùng tưởng chừng mua được máy giá rẻ nhưng thật ra là bị “đội chi phí” trong âm thầm.

Bỏ qua chi phí vật tư trong dài hạn

Một số vật tư cần tính toán khi mua kèm máy in nhãn gồm:

• Giá decal in (decal giấy, decal trong, decal bạc, decal PVC,decal nhiệt…)
• Chi phí ribbon (nếu sử dụng máy in nhiệt gián tiếp)
• Độ bền đầu in (đầu in thường bị mòn theo thời gian sử dụng)
• Khả năng tiêu hao khi chạy số lượng lớn trong thời gian dài

Ví dụ, dòng máy in giá rẻ nhưng “kén” decal hoặc chỉ sử dụng vật tư chính hãng đắt tiền thì theo thời gian lâu dài, chi phí có thể gấp đôi máy cao cấp. Ngược lại, một số máy in uy tín như Máy in nhãn Brother, Godex, AIMO có thể dùng vật tư đa dạng, giúp tiết kiệm lớn khi vận hành.

Việc tính toán chi phí vật tư không chỉ giúp chọn đúng máy mà còn giúp bạn kiểm soát chi phí vận hành trong 12 – 24 tháng để không bị vượt ngân sách.

Không kiểm tra kết nối và khả năng tương thích

Khả năng kết nối là yếu tố cực kỳ quan trọng nhưng thường bị bỏ qua. Đây là một trong những sai lầm khi mua máy in nhãn khiến người dùng “đau đầu” sau khi nhận máy và bắt đầu sử dụng.

Nhiều người mua máy in rẻ nhưng chỉ hỗ trợ cổng USB, trong khi nhu cầu thực tế lại cần kết nối Wi-Fi để in từ điện thoại, hoặc Bluetooth để kết nối với ứng dụng bán hàng. Hơn nữa, một số máy cũ còn không hỗ trợ kết nối với hệ điều hành iOS, gây hạn chế cho cửa hàng sử dụng iPhone hoặc iPad.

Bên cạnh đó, nhiều người dùng cũng thường quên việc kiểm tra khả năng tương thích với phần mềm quản lý bán hàng (Sapo, KiotViet, KiPos, POS365…) đây cũng là lỗi thường gặp. Nếu máy in không hỗ trợ driver hoặc không tương thích định dạng tem nhãn, bạn có thể phải chỉnh sửa thủ công mỗi lần in, rất tốn thời gian.

Không kiểm tra kết nối và khả năng tương thích

Vậy nên, trước khi mua, bạn nên kiểm tra các yếu tố sau:

• Máy có kết nối Bluetooth, Wi-Fi hay chỉ USB?
• Có hỗ trợ in từ điện thoại Android/iOS không?
• Có chạy được trên phần mềm quản lý bạn đang sử dụng không?
• Có in được nhiều định dạng mã vạch, mã QR, mã EAN không?

Một chiếc máy in nhãn phù hợp và tốt thì cần phải đảm bảo các vấn để trên để có thể vận hành trơn tru trong hệ thống kinh doanh hiện tại của bạn.

Không xem độ bền nhãn và độ bền máy

Nhiều người chỉ quan tâm đến chất lượng bản in lúc mới có mà quên mất độ bền theo thời gian. Việc này đặc biệt nghiêm trọng trong các ngành như mỹ phẩm, thực phẩm, thủy sản, kho lạnh hoặc logistic. Đây cũng là sai lầm phổ biến khi mua máy in nhãn khiến người dùng phải in lại tem liên tục vì bị bong, nhòe hoặc phai mờ.

Độ bền nhãn phụ thuộc vào các yếu tố:

• Loại decal (giấy, PVC, PET, bạc…)
• Công nghệ in (nhiệt trực tiếp hay ribbon)
• Môi trường sử dụng (nước, lạnh, hóa chất, nắng nóng)

Không xem độ bền nhãn và độ bền máy

Nếu bạn dùng tem trong môi trường ẩm hoặc đòi hỏi độ bền cao, nhưng lại mua máy in nhiệt trực tiếp thì không tránh khỏi bản in chắc chắn sẽ nhanh phai. Ngược lại, nếu bạn mua máy công nghiệp nhưng chỉ dùng cho shop nhỏ, bạn sẽ tốn chi phí không cần thiết.

Bên cạnh đó, độ bền máy cũng quan trọng không kém. Máy in giá rẻ thường có đầu in kém chất lượng, dễ nóng và dễ hư khi in liên tục, cho ra sản phẩm tem xấu, tốc độ chậm. Trong khi đó, máy chính hãng từ các thương hiệu lớn cho tuổi thọ cao hơn, ít lỗi hơn và có phụ kiện thay thế đầy đủ.

Samcotech địa điểm mua máy in nhãn uy tín chất lượng

Để tránh những sai lầm khi mua máy in nhãn, thì không chỉ chọn đúng sản phẩm mà việc chọn đúng nơi mua hàng là vô cùng quan trọng. Samcotech hiện là một trong những đơn vị phân phối máy in nhãn, máy in mã vạch uy tín, được nhiều doanh nghiệp tin tưởng nhờ hệ sinh thái sản phẩm đa dạng và chính sách hỗ trợ rõ ràng.

Samcotech cung cấp đa dạng lựa chọn, từ máy in mini cầm tay cho shop nhỏ đến máy in công nghiệp cho kho vận, nhà xưởng. Tất cả sản phẩm đều có nguồn gốc minh bạch, kèm hóa đơn và bảo hành chính hãng. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên sẽ tư vấn kỹ càng để người mua không phải mắc những sai lầm phổ biến khi mua máy in nhãn. Liên hệ ngay Samcotech để sở hữu máy in chất lượng nhé.